De afdeling verkoop binnendienst is populair: chauffeurs, klanten, verkopers… allemaal willen ze onze collega’s spreken. Hoog tijd dus dat wij ons hier ook eens melden!
We spreken met Ton. Samen met zijn team leidt hij het drukke (order)verkeer binnen Jean Heybroek in goede banen. Wat houdt dat in, Ton?
“Haha! Heb je even?” Ja hoor Ton, steek maar van wal!
“Ons werk begint wanneer een van de verkopers een machine verkoopt. De offerte hiervan heeft de verkoper ingevoerd in ons bestelsysteem, wij zetten de offerte om in een order. In het bestelsysteem kunnen we de status van alle verschillende orders volgen en bewaken. Heel belangrijk, want er lopen nogal wat verschillende orders tegelijkertijd!”
Wat staat er allemaal op de order? Ton: “Alle verschillende artikelen die de klant heeft besteld: de machine en een aantal nog te monteren onderdelen of accessoires zoals bijvoorbeeld een maai unit, een accupakket, een verlichtings set of een borstel. Met de artikelnummers natuurlijk.
Het is heel belangrijk dat de order compleet is: pas als alle artikelen op voorraad zijn, kan er een opdracht naar de werkplaats om de machine te assembleren. Dit is dus een van de eerste dingen die we controleren.”
Wat als niet alles op voorraad is? Ton: “Dan gaat er eerst een bestelling naar de leveranciers. Gelukkig komen de meeste orders al in het najaar binnen.” Dan al? “Ja, dat is maar goed ook want de meeste machines komen uit Amerika. Ze moeten daar geproduceerd worden en daarna over zee naar Nederland getransporteerd. Vanaf verschillende fabrieken, dus in verschillende containers.” Oei, dat klinkt als flink wat puzzelwerk voor onze collega’s!
Ton: “Als wij niets doen, komt alles door elkaar binnen. Gelukkig brengen mijn collega’s op de afdeling orde in het geheel. Met alle orders bij de hand stemmen zij de inhoud van al die verschillende containers op elkaar af. Zodat wij de machines en de bijbehorende artikelen in de best mogelijke volgorde ontvangen en elke order zo snel mogelijk naar de werkplaats kan.”
Wanneer alles binnen is en de order compleet, kan er een opdracht (pickbon) naar de werkplaats. Op deze pickbon staat precies vermeld op welke locatie de verschillende onderdelen van de order te vinden zijn en wat ermee moet gebeuren. Ton: “De werkplaats plant de opdracht nu in: zij bepalen door welke monteur en wanneer de machine wordt geassembleerd.” Hoe lang dat duurt? “Dat hangt af van de machine en wat er precies mee moet gebeuren. Bij ingewikkelde klussen is een monteur soms meerdere dagen met een machine bezig.” Over de planning is wekelijks overleg met de werkplaats en de afdeling verkoop. Wanneer een machine gereed is, krijgt de verkoop binnendienst een seintje. “ Dan kunnen we in overleg met de vertegenwoordiger en/of de dealer de aflevering gaan plannen en de overige administratie regelen.” Regelt Ton ook de transportplanning dan? Ton: “Jazeker! We plannen hier de afleveringen van onze machines door de hele Benelux. Net als de administratie en het transport van machines voor demo’s en beurzen.” Tjonge: met drie chauffeurs, evenzoveel wagens en een veelvoud aan orders, demonstraties en afleveringen is het vast een hele kunst om alles goed op elkaar af te stemmen. Ton lacht: “Een mooie uitdaging inderdaad! Maar dat vind ik leuk: snel schakelen en als het nodig is creatieve oplossingen bedenken om de klus toch voor elkaar te krijgen.” Dat lukt deze opgeruimde collega dan ook bijna altijd. Hoe blijft hij zo vrolijk? “Ik ben positief ingesteld en heb plezier in mijn werk. Dat vind ik ook ontzettend belangrijk. We hebben een heel mooi bedrijf met veel potentie en leuke mensen. En wat je ook doet, samen met je collega’s kun je je werk heel leuk maken!”
Het is ons duidelijk waarom iedereen hier zo graag binnen loopt – hier worden wij ook helemaal blij van! Snel weer aan de slag Ton, ze hebben je vast al gemist!
Kijk ook achter de schermen bij de andere afdelingen van Jean Heybroek:
#1: Verkoop Onderdelen
#2: Het Magazijn
#3: De Werkplaats
#4: De Receptie
#5: De Expeditie
#6: Verkoop (Groentechniek)
#7: Verkoop (Reinigingstechniek)
